Studiu de caz BTR
Power BI și managementul datelor pentru o companie de construcții din SUA
Cum am ajutat o companie de construcții din SUA să gestioneze fără efort sute de șantiere cu Power BI - dincolo de raportarea obișnuită în Power BI.
Prezentare generală
Clientul nostru, o firmă de construcții de top din statul Georgia, SUA, avea nevoie de o soluție rentabilă pentru urmărirea progresului construcției a >300 de unități unifamiliale.
Acest studiu de caz arată cum am folosit expertiza noastră în Power BI pentru a vizualiza progresul construcției unităților, dar arată și că Power BI singur nu a fost suficient - și cum am construit un sistem end-to-end care a atins obiectivul clientului, de la crearea datelor până la vizualizarea lor.
Gestionarea provocărilor
Clientul nostru folosea deja un software de management al construcțiilor. Era prea mare ca să nu folosească unul.
Problema?
Software-ul nu era adaptat acestui caz de utilizare, nu avea suport mobil și nu avea capacități de raportare. Au căutat și alternative, dar nu au găsit nimic gata făcut pe care să îl poată folosi.
Rezultatul a fost:
- Decizii întârziate: Informațiile învechite afectau termenele și bugetele proiectelor.
- Comunicare slabă: Părțile interesate nu puteau urmări progresul în timp real, ceea ce genera ineficiențe.
- Fluxuri de lucru ineficiente: Introducerea manuală a datelor și rapoartele pe hârtie consumau timp și resurse.
Obiective (obiectivele clientului, simplificate):
- Să îi ajutăm pe managerii de șantier să urmărească ușor progresul pe peste 300 de șantiere de pe tabletă sau telefon.
- Să oferim actualizări clare, aproape în timp real, despre progresul de pe teren și costurile legate de proiect, reîmprospătate în fiecare oră.
- Să reducem costurile cu o aplicație accesibilă și cu urmărire rapidă a progresului.
- Să creăm o aplicație mobilă ușor de folosit, care să afișeze actualizări în timp real.
Evaluare și cerințe:
După o evaluare atentă, am constatat că nu era vorba doar de urmărirea progresului de pe teren și a costurilor legate de proiect.
Clientul nostru avea nevoie de o modalitate de a urmări progresul în timp și de a-l compara cu planificările.
Pentru a rezolva acest lucru, aveam nevoie de un sistem detaliat care să urmărească fiecare modificare făcută de utilizatori în aplicație.
Am stabilit că aveam nevoie de două tehnologii pentru această sarcină:
- Coda.io: o platformă no-code ușor de folosit, pentru crearea și gestionarea datelor.
- Power BI: un instrument puternic de vizualizare a datelor, pentru dashboard-uri și rapoarte interactive.
Soluție: De la plan la realitate
După discuții detaliate și ținând cont de cerințele clientului, am decis să construim o aplicație cu patru tabele.
- Unul pentru urmărirea progresului fiecărei sarcini, cu statusul actualizat ușor prin apăsarea unui buton.
- Altul pentru înregistrarea costului tuturor materialelor și a progresului achiziției lor.
- Altul pentru urmărirea progresului utilităților și amenajărilor construite pentru uz comun, precum trotuare, parcuri pentru câini, locuri de joacă și piscine comune.
- În cele din urmă, unul care să urmărească toate modificările pe care un utilizator le-ar face unei sarcini de construcție - ca să putem urmări progresul în timp.
Puncte-cheie:
- Pentru a răspunde dorinței clientului de a urmări progresul în timp și de a-l compara cu planificarea, am creat un sistem ușor de management al construcțiilor în Coda.io, care a devenit atât instrumentul de management al managerilor de șantier, cât și sursa tuturor datelor pe care le-am raportat.
- Pentru vizualizarea datelor, claritate și control pentru managementul de vârf, am folosit Power BI.
Capacitățile aplicației noastre:
Management complet al șantierului în Coda: Sistemul din Coda le permite utilizatorilor nu doar să vadă statusul actual al sarcinilor, ci și să gestioneze ușor toate sarcinile, unitățile și costurile, creând o copie digitală a șantierului.
Operațiuni scalabile: Clientul nostru poate gestiona cu ușurință proiecte de orice dimensiune, deoarece aplicația noastră gestionează peste 20.000 de sarcini pe 350 de loturi de construcție, ceea ce îi evidențiază scalabilitatea și adaptabilitatea.
Hartă interactivă a lucrărilor de șantier: Am folosit, de asemenea, schița lucrărilor de șantier a proiectului pentru a crea o hartă care permite urmărirea progresului lucrărilor, oferind constructorului o imagine mai clară a evoluției proiectului.
Urmărire proactivă a progresului: Aplicația noastră, alimentată de Power BI:
- Urmărește progresul pe verticală (pe unitate) și pe orizontală (pe sarcină).
- Monitorizează finalizarea costurilor în timp real, comparând valorile reale cu estimările.
Câștiguri pentru client:
- Decizii mai bune: Managerii de șantier au putut urmări progresul pe 300+ șantiere de pe telefon și tablete, în timp real.
- Soluție rentabilă: Licențele Coda și Power BI rămân sub 100 $/lună, asigurând o soluție prietenoasă cu bugetul.
- Flexibilă și scalabilă: Gestionează 20.000+ sarcini pe +300 de loturi și se adaptează ușor la mai multe proiecte, cu funcționalități personalizabile.
- Productivitate crescută: Fluxurile de lucru simplificate și sarcinile administrative reduse economisesc timp și resurse valoroase.
- Control pentru management: Managementul de vârf a avut claritate și vizibilitate pe toate loturile de construcție și a putut acționa cunoscând tot contextul, tot timpul.
Mărturia clientului
Fără vorbe frumoase. Doar rezultate reale:
O mulțime de companii vorbesc despre soluții de date, dar Stories of Data chiar a livrat. Proiectele noastre de construcții erau blocate în iadul hârtiilor până au apărut ei. Abordarea lor directă a tăiat haosul, transformând dezordinea documentelor în procese simplificate.
Power BI și managementul datelor pentru o companie de construcții din SUA
Cum am ajutat o companie de construcții din SUA să gestioneze fără efort sute de șantiere cu Power BI - dincolo de raportarea obișnuită în Power BI.
Evaluare și cerințe:
După o evaluare atentă, am stabilit că aveam nevoie de trei tehnologii pentru această sarcină:
- Coda.io: o platformă no-code ușor de folosit, pentru crearea și gestionarea datelor.
- Power BI: un instrument puternic de vizualizare a datelor, pentru dashboard-uri și rapoarte interactive.
- Google Sheets App Script: ca țesut de legătură, acest script facilitează integrarea dintre Coda.io și Power BI, asigurând o orchestrare armonioasă a fluxului de date.
O cerință suplimentară:
- Pentru a răspunde nevoii clientului de monitorizare în timp real a sarcinilor și de comparare a progresului cu planificarea, a trebuit să creăm în Coda un sistem care să urmărească toate modificările făcute de utilizatori în aplicație.
Provocare tehnică: Conectarea punctelor
Power BI pentru vizualizarea datelor și Coda pentru construirea aplicației erau perfecte pentru cerințele clientului.
Lipsea însă o piesă esențială – o modalitate fără fricțiuni de a transfera datele din Coda în Power BI.
Așa am ajuns la Marea Întrebare: cum stabilim o conexiune între Coda și Power BI?
Soluție simplificată:
Pe scurt, am rezolvat-o cu un "Data-Transfer-Mechanism", folosind Coda API și Google Sheets AppScript.
Rezultatul? Colectare orară a datelor în Google Sheets, care a creat o legătură invizibilă între Coda și Power BI. Fără fricțiuni, elegant și problema rezolvată
Soluția finală cu aplicația Power BI.
Nu ne-am oprit aici – folosind aplicația Power BI, am putut include vizualizări care permit urmărirea fără fricțiuni a progresului atât pe verticală (pe unitate), cât și pe orizontală (pe sarcină).
Întreaga interfață este concepută să fie interactivă, transparentă și ușor de folosit.
O altă realizare remarcabilă este crearea unei hărți interactive a lucrărilor de șantier.
Folosind schița lucrărilor de șantier a proiectului ca fundament, am creat o hartă pentru a monitoriza fiecare centimetru de progres. Acest lucru i-a oferit constructorului o imagine foarte clară a parcursului proiectului, îmbunătățind deciziile și managementul de proiect.